4 astuces pour s’assurer que l’important sera fait

Quand nous visualisons tout ce que nous avions prévu de faire et qui est passé aux oubliettes, le spectacle peut décourager. La faute à des « to-do lists » trop longues, des sollicitations de toutes parts, et un lâcher-prise bien légitime… Car garder le contrôle de tout finit par nous épuiser. Il y a pourtant des choses importantes – ou priorités – dont nous aimerions garantir qu’elles ne passeront pas à la trappe ni ne glisseront sur le tapis roulant de la procrastination.

Voici 4 astuces pour s’assurer que l’important sera fait :

1. Prioriser et fixer des objectifs réalistes

Rien de nouveau sous le soleil mais il est toujours intéressant de rappeler ce principe fondamental. Vous connaissez sans doute cette métaphore des gros et petits cailloux (dont je n’ai pas trouvé l’origine exacte – si vous la connaissez ça m’intéresse !) : pour faire entrer dans un pot (votre journée) des gros cailloux, des petits cailloux et du sable, la bonne méthode est de placer d’abord les gros cailloux, puis les petits qui s’insèreront entre les gros, puis le sable qui s’immiscera dans les interstices restants. La méthode inverse s’avèrant plus… incertaine.

Gros cailloux : tâches importantes et qui prennent du temps
Petits cailloux : tâches qui prennent moins de temps
Sable : tout le reste (notamment toutes les sollicitations, notifications…)

Vous pouvez qualifier vos cailloux d’après les critères de temps nécessaire, d’importance et d’urgence.

Exercice : vous avez pour votre journée la liste des tâches qui suit. Que traitez-vous en priorité ?
– Finaliser le document de stratégie à 18 mois
– Répondre à quelques emails de clients.
– Relire le contrat de partenariat avec X
– Briefer l’équipe sur la visite de l’investisseur demain (pas de locaux vides à 9h!)

Une fois vos cailloux bien alignés par ordre de taille, il vous reste à planifier leur traitement. Planifier avec une échéance précise ! Eh oui, il y a du chemin entre « il faut que je pense à le faire aujourd’hui » et « je me prends 2h cet après-midi de 14h à 16h pour terminer ça ».
Avant, vérifiez que vos gros cailloux tout seuls entrent bien dans le pot d’une journée : fixez-vous des objectifs réalistes, tant qu’à faire ;)

2. Planifier et s’y tenir

Le temps glisse et les sollicitations nous écartent sans cesse de nos objectifs. Le coaching, et l’auto-coaching bien sûr, aident à rester focus. Mais la base c’est ouvrir son agenda et inscrire la tâche dedans.

C’est toute la différence entre « Déjeunons ensemble prochainement », et « Déjeunons ensemble mardi prochain ». Un créneau dans le temps, c’est un rendez-vous, une réservation de vous-même, une place attribuée.

Dès lors si une sollicitation se présente pour vous en dévier, vous pourrez garder le cap ; et si une contrainte vous amène à décaler ce créneau, au moins pourrez-vous matérialiser concrètement ce qui vient de se passer, qui vous a fait reporter de cette tâche. Vous arbitrez, au lieu de subir.

Planifier c’est de facto mettre en place un système de détection de sortie de route – comme jalons dans un planning de projet. Ce qui était flottant devient plus conscient.

3. Découper en petites tâches

Vous avez planifié vos cailloux, parfait. Hop, un rappel de votre agenda : il est temps de vous mettre à cette fameuse stratégie à 18 mois. Et là, créneau ou pas, engagement ou pas, vous êtes irrésistiblement attiré(e) par les petits cailloux ou le sable : les emails entrants, le flux d’informations sur votre secteur, les nouvelles variétés de café proposées par cette superbe machine dans le couloir.

Que se passe-t-il ? Vous êtes victime d’une attaque de procrastination : concrètement vous reportez une tâche importante pour vous atteler joyeusement à du moins important, voire du futile.

Pourquoi faisons-nous ça ? Nous sommes humains et contrairement aux machines nous vivons des émotions. En l’occurrence, l’idée que vous vous faites de cette tâche « gros caillou » est suffisamment désagréable pour que votre motivation flanche au moment crucial.

Le pire c’est qu’en procrastinant, vous ne vous donnez pas la chance de vérifier que cette tâche n’est pas si difficile / longue / rébarbative.

Il va donc falloir ruser en passant par une étape très concrète de découpage.

Décomposer en tâches accessibles et plus faciles

Questions pour découper la montagne :

• Cet énorme caillou dont vous vous faites une montagne, de quoi est-il composé ?
• Quelles sont les étapes de sa réalisation ?
• Et pour chaque étape, quelles sont les sous-tâches ?
• Décomposez ainsi jusqu’à arriver à des sous-tâches accessibles, ou « digestes ».

Deux avantages à cela :
– vous arrivez à des sous-tâches plus accessibles et vous pouvez passer à l’action
– dans le processus, vous clarifiez précisément comment vous allez traiter ce gros caillou et bien souvent parvenez à « ce n’est que cela, finalement », vision que vous auriez eu à la fin de toute façon, mais c’est maintenant, à 14h, que vous en avez besoin.

Votre motivation remonte, la procrastination s’éloigne, la montagne a accouché d’un simple caillou.

4. Une astuce surprenante : automatiser

Comment font ceux qui parviennent à faire tout ce qu’ils ont prévu dans leur semaine ? Une croyance largement partagée dit : il faut de la volonté, se discipliner.

Dans un article publié dans Harvard Business Review, « The Only Way To Get Things Done », Tony Schwartz propose un contre-pied étonnant.

Extrait traduit :

« La réponse, de manière surprenante, n’est pas qu’ils ont plus de volonté ou de discipline que vous. Le secret – contrairement à ce que notre intuition nous dit – qui permet de faire les choses, est de les faire de manière plus automatique, afin qu’elles demandent moins d’énergie.
Il s’avère que nous avons chacun un réservoir de volonté et de discipline et chaque acte d’auto-régulation consciente le vide un peu. En d’autres termes, si vous dépensez de l’énergie à tenter de résister à un bon morceau de cookie chocolaté, il vous restera moins d’énergie pour résoudre un problème difficile. La volonté et la discipline baissent inexorablement au fur et à mesure que la journée s’étire. »

Je ne sais pas vous, mais moi je trouve l’idée de Tony Schwartz assez révolutionnaire. Ce serait comme généraliser un fonctionnement, en faire un réflexe et ne plus s’en occuper, ce qui revient à intégrer si bien ce changement que nous évoluons.

Exemple :

Tous les jours je me dis que je devrais faire un peu d’exercices pour sauver mon pauvre dos…

…mais rien ne se passe.

Grâce à Tony Schwarz (et Kolibri), je décide que mon dos est ma priorité et je planifie tous les matins avant mon petit-déjeuner 20 minutes de taï-chi. J’en fais une habitude gravée dans le marbre, intégrée au pilote automatique. Quand je me lève, je n’ai plus à me dire « il-faut-que-je-fasse-de-l’exercice », mon esprit est libéré de ce leitmotiv inopérant et du lot de culpabilité qu’il engendrait. Je n’ai même plus à réfléchir : j’agis, tout simplement. Toute mon énergie passe dans l’action.

Cela fonctionne aussi pour relire les tâches citées plus haut comme « relire le contrat de partenariat » etc.
Il suffit de fixer d’avance la règle automatique : « chaque fois que je reçois un contrat je prévois un moment pour le relire le jour-même ». Vous vous reposez sur ces automatismes et gardez l’énergie pour les cailloux qui vont demanderont vraiment de mobiliser votre volonté.

Photo :Certains droits réservés par jspad, Flickr

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